REFERAT AF ORDINÆR GENERALFORSAMLIG I MUNKSØGÅRD DELEBILSFORENING
D. 16. MARTS 2006.
Tilstede: Steen Solvang Jensen, Jan Olsen, Ole Winther, Helle Humlum, Claus Hedegaard Sørensen
Dagsorden:
1.Valg af dirigent og referent.
2. Bestyrelsens beretning.
3. Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet.
4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget, og beslutning om eventuel ændring af vilkår og vederlag for benyttelse af foreningens køretøjer samt fastsættelse af indmeldelsesgebyr, depositum, månedligt kontingent og godtgørelse til personer, som udfører opgaver for foreningen.
5. Forslag fra medlemmer.
6. Valg af bestyrelse.
7. Valg af intern, og eventuel ekstern revisor.
8. Eventuelt.
Ad 1. Valg af dirigent og referent:
Ole Winther blev valgt til dirigent og Jan Olsen til referent.
Ad 2. Bestyrelsens beretning.
Flere medlemmer
Vi var ved årsskiftet 76 medlemmer (58 i 2004). Liste over medlemmerne er på vores hjemmeside inkl. fastnet og mobil telefonnr. Hvis dit mobil nr. ikke er på listen så meld dette ind til kasserer Jan Olsen.
Udlejning
Den sjette bil blev indkøbt som en sort Punto 12.140 km (erhvervet august 2005). Berlingoen 20.165 km (22.197 km i 2004). Rød Punto 24.675 km (22.000 km i 2004), grå Punto 26.500 (23.525 km i 2004), sølv Punto 28.035 km (30.659 km i 2004). Ny Blå Punto 27.640 km. (erstatter gl. rød Punto 22.000 km i 2004). Gennemsnitskørsel har været stigende og er på et højt niveau. Det er også fornuftigt i forhold til det budgetterede på 18.000 km. Tagboksen blev udlejet 6 gange.
Med omkring 70 aktive medlemmer og 6 biler er vi tæt på at skulle anskaffe en bil nummer 7.
Overbooking
Der var 107 registrerede overbookninger af ”spøgelsesbilen” i 2005 (135 i 2004). Hvorvidt ”spøgelsesbilen” giver et reelt billede af hvor tit der mangler en bil er svært at sige, men det er den eneste indikation vi har registreret. Købt ny sort Punto august 2005 pga. flere medlemmer.
Skader
Vi har ikke haft større skader, som har inddraget forsikringen. Der har været en parkeringsskade på rød Punto med ødelagt sidespejl samt ridser i lakken på den ene side. For hvert skadefrit år vi har falder vores forsikringspræmie.
Manglende aflevering af bil til tiden og andre fejl
Vi oplever jævnligt at bilerne ikke afleveres til tiden, eller tages på tidspunkter, hvor de ikke er booket, eller at en forkert bil tages. Der er store gener ved dette hver gang for dem det går ud over og for bestyrelsen, som skal rede trådene ud. Man må ikke bare tage en anden bil, hvis den bil man har booket ikke er der. Man opfordres kraftigt til at skrive sin bookning ned i sin kalender, så vi kan få minimeret disse fejl.
Fradrag på selvangivelsen
Alle medlemmer har fået meddelelse om, hvor mange renter de kunne trække fra på selvangivelsen for 2005. I 2005 har vi haft en renteudgift på 16.954kr. (14.361 kr. i 2004). Fordelingen er baseret på det enkelte medlems samlede økonomiske bidrag til foreningen i form af kontingent, km- og tidsudlejning.
Vask
Helle Humlum står for vask af blå Punto, Ole Winther for vask af grå Punto, Marianne Andersen for vask af sølv Punto, Jens Boesen for rød Punto, Per Ross for sort Punto og Kim Raben står for vask af Berlingo. Betingelserne er, at man får 125 kr. for at vaske Berlingoen og 100 kr. for Puntoen. Vaskekort til Q8 (eller anden vaskehal) betales af foreningen, men medlemmet skal selv betale tid og km for bilen dvs. at ideen er at vask foregår i forbindelse med en tur, som man alligevel vil foretage. Udover en tur i vaskehal omfatter vask også støvsugning inde i bilen, rengøring af automåtter samt check af dæk- og olietryk. Bilerne skal vaskes ca. en gang om måneden. Øvrige medlemmer må også godt vaske bilerne på ovenstående betingelser. Delebilsrummet rengøres af Lisbeth Nielsen.
Service
Medlemmer forventes selv at bidrage til at tage bilerne til reparation i forbindelse med skader, som et medlem har været involveret i. Kontakt bestyrelsen i denne forbindelse. Ole Winther står for at tage bilerne til service og dækskifte.
Email til alle medlemmer er delebiler snabela munksoegaard.dk. (den blev ændret fra delebil snabela munksoegaard.dk pga. spam mails).
Hjemmeside
Alle bestyrelsesreferater ligger også på hjemmesiden og vil ikke blive delt ud skriftligt. De udsendes dog via email. Paolo Poggi er hjemmesidebestyrer.
Ny aftale med Hertz
Munksøgård Delebilsforening har indgået en aftale med Hertz Delebilen, som muliggør at alle medlemmer af Munksøgård Delebilsforening kan melde sig gratis ind i Hertz Delebilen, og benytte sig af deres tilbud. Alle medlemmer er orienteret herom. Er der flere interesserede kan man henvende sig til Steen Solvang Jensen. Yderligere oplysninger på vores hjemmeside under ”Erstatsningsbil”.
Vi har der for uden en aftale med biludlejningsfirmaet EuropCar, som holder til på Københavnsvej over for MacDonalds. Medlemmerne søger selv for bookning og betaling. Se telefonnr. og priser på vores hjemmeside under ”Erstatsningsbil”.
HUR kampagne
Vi deltog 1. maj 2005 i HUR kampagne om fremme af delebilsme i symbiose med kollektiv trafik. Frem til 1. juni kunne man få 3 måneders gratis prøvemedlemsskab af en delebilsordning, hvis man har et månedskort. Har man ikke månedskort kan man blive en af 100 som får et gratis månedskort, hvis man melder sig ind i en delebilsordning på normale vilkår. Se www.hur.dk/delebiler. Vi omdelte reklame foldere i Trekroner, der var reklame i busserne, vi deltog i reklamefremstød på Rådhuspladsen, og vi fik omkring 15 nye medlemmer på 1-2 måneder. Markedsføring virker.
Parkeringsplads
Vi vil prøve at samle alle parkeringspladser ved delebilsrummet, således at vi ikke har en plads på den store parkeringsplads.
Nyt bookingsystem
I løbet af 2006 vil vi skifte til nyt bookingsystem. Vi er ved at teste det. Det er et system som også benyttes at en række andre foreningsbaserede delebilsklubber. For den enkelte er der flere fordele i forhold til det eksisterende: man kan booke halve timer, afbestillingsgebyr bliver vist rigtigt, regninger bliver tilsendt pr. email, man kan gå og så sine tidligere regninger, man kan indtaste kørte km på en tur mv. Alle skal selvfølgelig vende sig til at bruget et nyt system. Den største fordel ligger dog i administrationen af foreningen. Regninger skal ikke skrives ud og omdeles/sendes med post men kan sendes med email, der bliver langt bedre mulighed for at lave statistik på alt muligt, der bliver langt bedre mulighed for at skrue tids- og kmpriser sammen, som vi ønsker, da systemet er meget fleksibelt. Systemet er samtidig lidt billigere. Vi kommer til at indgå i en gruppe med andre brugere om videreudvikling af systemet.
Enkelte medlemmer betaler endnu ikke deres regninger via PBS men dette vil blive et krav ved overgangen til det nye system. Det sparer også tid for kassereren.
Bestyrelsens beretning blev godkendt.
Ad 3. Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet:
Kasserer Jan Olsen gennemgik årsregnskabet, som var indstillet til godkendelse af bestyrelsen og den interne revisor. Generalforsamlingen godkendte årsregnskabet.
Ad 4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget, og beslutning om eventuel ændring af vilkår og vederlag for benyttelse af foreningens køretøjer samt fastsættelse af indmeldelsesgebyr, depositum, månedligt kontingent og godtgørelse til personer, som udfører opgaver for foreningen:
Budgetforslaget er sammen med årsregnskab 2005. Generalforsamlingen godkendte dette forslag.
Pga. af ekstraordinær god udnyttelse af bilerne med mange kørte km og dermed fortsat stigende egenkapital foreslår bestyrelsen, at km-priserne nedsættes yderligere. Vi foreslår, at km-priserne nedsættes således: Berlingo 1,75 kr. (mod nu 2,00 kr.) og Puntoer 1,50 kr. (mod nu 1,75 kr.). C-medlemmer betaler stadigvæk 1 kr. ekstra pr. km som nu.
Begrundelsen for nedsættelsen er at vi i 2005 har set en stabil stigning i vores egenkapital (det der er tilbage hvis vi opløste foreningen og betalte alt gæld). Vi har faktisk haft et overskud på omkring 10.000 kr. pr bil i 2005 på trods af at vi sidste år satte km-priserne ned. Overskuddet opstår fordi der har været ekstraordinær god udnyttelse af bilerne med flere kørte km pr bil end tidligere år. Der er ingen grund til at have en for stor egenkapital, da vores renteudgifter i forvejen er beskedne. Det er fortsat mest hensigtsmæssigt at nedsætte km-priserne, da vores marginale udgifter ved en ekstra kørt km er omkring en krone (benzin, service og reparation). Timepriserne skal dække de faste omkostninger (i form af værditab, forsikring, grøn ejerafgift, Falck, administration).
Generalforsamlingen vedtog dette forslag. De nye priser gælder fra og med 1. april 2006.
Ad 5. Forslag fra medlemmer:
Bestyrelsens forslag til vedtægtsændringer på generalforsamlingen i Munksøgård Delebilsforening den 16. marts 2006:
§ 3.2: Medlemmer skal være mindst 23 år gamle på indmeldelsestidspunktet. Dog kan et medlem være under 23 år på indmeldelsestidspunktet, såfremt medlemmet er samboende med et andet medlem, som er mindst 23 år gammel. Medlemmer som er indmeldt før den 16/3-2006 er ikke omfattet af denne aldersbegrænsning.
Begrundelse:
I Munksøgård Delebilsforening skal man blot være 18 år og selvfølgelig have kørekørt. Vi har oprindeligt ikke villet indføre en aldersbegrænsning, forbi man også skulle kunne have hjemmeboende unge mennesker, som kunne være medlemmer. Husstanden skulle med andre ord have mulighed for at leve et liv med delebil.
I de øvrige delebilsklubber skal man være mindst 23 år på indmeldelsestidspunktet. Det gælder også typisk ved biludlejning fx EuropCar, Avis mv. Unge mennesker har statistisk langt højere risiko for at blive indblandet i et biluheld. Derfor skal man også betale højere bilforsikringspræmie som ung/første gangs bilbruger.
Vi har ikke interesse i at være den eneste delebilsklub som ikke har denne aldersbegrænsning, da vi derfor har højere risiko for at skulle lægge bil og økonomi til unge uerfarne bilister. Vi foreslår derfor at nye medlemmer skal være mindst 23 år gamle på indmeldelsestidspunktet.
Dog kan et medlem være under 23 år, såfremt medlemmet er samboende med et andet medlem, som er mindst 23 år gammel. Her tror vi på at hjemmeboende unge mennesker vil udvise ansvarlighed, hvis deres forældre også er medlemmer, og de dermed er underlagt social kontrol.
Medlemmer som er indmeldt før den 16/3-2006 er ikke omfattet af denne aldersbegrænsning dvs. det gælder kun nye medlemmer.
§ 3.3: Medlemmer skal på indmeldelsestidspunktet være bosiddende i Trekroner/Himmelev området. Den præcise geografiske udstrækning af området er illustreret i Bilag 1: Geografisk udstrækning af medlemsområde. Medlemmer som er indmeldt før den 16/3-2006 er ikke omfattet af denne geografiske begrænsning.
Nuværende 3.2.-3.8 konsekvensrettet mht. nummerering.
Begrundelse:
Vi foreslår, at nye medlemmer på indmeldelsestidspunktet skal være bosiddende i Trekroner/Himmelev området. Den geografiske begrænsning er begrundet i at foreningen efterhånden har vokset sig til en størrelse, hvor vi ikke skal være væsentligt større. Der er grænser for hvor mange delebiler vi kan have stående på Munksøgårds parkeringsplads, som i forvejen er underdimensioneret. Endvidere er det frivillige arbejde betydeligt for at foreningen kører tilfredsstillende, og dette stiger med flere medlemmer og flere biler.
I stedet for at have en antalsbegrænsning foreslår vi en geografisk afgræsning. Dette betyder, at medlemmerne bor tæt på bilerne. Herved opnår vi at få jævnlige brugere, idet der er en risiko ved at medlemmer som bor længere væk kun lejer i weekender og ferie, hvor bilerne i forvejen er mest efterspurgte. Endvidere er der større chance for at medlemmer, der bor tæt på bilerne også vil tage et ansvar i forhold til det frivillige arbejde.
Den geografiske afgrænsning blev flyttet fra Himmelev Bygade til Frederiksborgvej.
Medlemmer som er indmeldt før den 16/3-2006 er ikke omfattet af denne geografiske begrænsning dvs. reglen gælder kun for nye medlemmer.
Ovenstående forslag til vedtægtsændringer var der enstemmig tilslutning til på den ordinære generalforsamling den 16. marts 2006 med den tilføjelse/præcisering at ”på indmeldelsestidspunktet” blev tilføjet efter ”23 år” i linie to. Den geografiske udstrækning blev udvidet mod vest i forhold til det oprindelige forslag, således at en større del af Himmelev er med. Det reviderede forslag til geografisk afgrænsning ses i vedlagte Bilag 1: Geografisk udstrækning af medlemsområde.
Forslaget kunne dog ikke endeligt vedtages, da under 2/3 af medlemmerne var mødt frem til generalforsamlingen. Er ikke mindst 2/3 af samtlige mulige stemmer repræsenteret på generalforsamlingen, men opnås et flertal på mindst 2/3 af afgivne stemmer for forslaget, kan der indkaldes til ny generalforsamling, og på denne kan forslaget endeligt vedtages med et flertal på mindst 2/3 af afgivne stemmer, uanset hvor mange stemmeberettigede der er til stede. Forslaget kan således vedtages med mindst 2/3 af afgivne stemmer på den ekstraordinære generalforsamling den 11. april 2006.
Ad 6. Valg af bestyrelse:
Ole Winther er på valg. Han blev genvalgt for 2 år.
Der var ingen kandidater til suppleanter.
Ad 7. Valg af intern og eventuelt ekstern revisor:
Helle Humlum genopstiller som intern revisor. Hun blev valgt.
Generalforsamlingen mente ikke, at det var nødvendigt at vælge en ekstern revisor.
Ad 8. Eventuelt:
Der var intet til dette punkt.
Ref.: Jan Olsen