Dagsorden:
1 Valg af dirigent og referent.
2 Bestyrelsens beretning.
3 Forelæggelse af årsregnskab og revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet.
4 Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget, og beslutning om eventuel ændring af vilkår og vederlag for benyttelse af foreningens køretøjer samt fastsættelse af indmeldelsesgebyr, depositum, månedligt kontingent og godtgørelse til personer, som udfører opgaver for foreningen.
5 Forslag fra medlemmer.
6 Valg af bestyrelse.
7 Valg af intern, og eventuel ekstern revisor.
8 Eventuelt.
Ad 1. Valg af dirigent og referent:
Ole Winther Olsen blev valgt til dirigent. Jan Olsen blev valgt til referent.
Ad 2 Bestyrelsens beretning:
Steen Solvang Jensen forelagde følgende som bestyrelsens beretning:
Lidt flere medlemmer
Vi var ved årsskiftet 95 aktive medlemmer (også 95 i 2007 men her var nogle også passive medlemmer). Så der har været en lidt mere beskeden fremgang i medlemmer i forhold til tidligere år.
Udlejning
I 2008 i maj og august anskaffede vi 2 satellit delebiler ved Absalonshave og Åhusene, som begge var Punto Grande. I marts skiftede vi endvidere en af Puntoerne ud med en Citroën C1, så vi fik 2 Citroën C1’er. Vi har således i alt 10 biler (en Berlingo, 2 C1’ere, og 7 Puntoer).
I 2008 har bilerne kørt 239.463 km (ca. 26.089 km pr. bil pr. bilår) mod 213.785 i 2007 (29.059 km pr. bil). Gennemsnitskørslen er derfor faldet markant fra 2007 til 2008, hvilket skyldes at vi har fået flere biler uden at medlemstallet er fuldt helt med.
Vi introducerede en elcykel i juli 2008. Den er lejet ud 62 gange på dette halvår og har indkørt omkring 1.525 kr. Den skal indkøre mere for at hvile i sig selv økonomisk, og flere opfordres til at bruge den. Eludgiften har været ubetydelig, da der kun er brugt 4,5 KWh.
Der er blevet anskaffet en ny tagboks til Punto Grande samt ekstra separate tagbøjlesæt hertil. Tagbokse og tagbøjer blev udlejet 3 gange (10 gange i 2007).
Der er købt en GPS som man kan leje via bookingsystemet mod et mindre gebyr.
Overbooking
Der var 54 registrerede overbookinger af spøgelsesbilen i 2008 (160 i 2007). Der har således været en kraftig nedgang i antal overbookninger. Det underbygges af at årskørsel pr. bil også er faldet. Hvorvidt spøgelsesbilen giver et reelt billede af hvor tit der mangler en bil er svært at sige, men det er den eneste indikation vi har registreret.
Vask
Liste over bilvaskere, som også er blevet oprettet som faddere i bookingsystemet:
Hvid Punto: Eva Diekmann, Munksøgård 59 (MU92)/(Fadder MU1000).
Gulstribet Punto: Tine Buch, Munksøgård 57 (MU46) /(Fadder MU1001).
Grå Punto Grande: Helle Humlum, Munksøgård 22, (MU81) /(Fadder MU1002).
Blå Punto Grande: Ole Winther, Munksøgård 31(MU76) /(Fadder MU1003).
Rød Punto Grande: Per Roos, Munksøgård 43 (MU42) /(Fadder MU1004).
Sort Citroën C1: Annette Warming, Munksøgård 49 (MU50) /(Fadder MU1005).
Citroën Berlingo: Jacob Harboe, Munksøgård 60 (MU40) /(Fadder MU1006).
Sølv Citroën C1: Anne Tholstrup, Munksøgård 48 C1 (MU31) /(Fadder MU1007).
Elcykel: Ina Johansson, Munksøgård 78, (MU82) /(Fadder MU1008).
Hvid Punto Grande /Åhusene: Jan Peiter Jørgensen, Tønsbergvej 122 (MU108) /(Fadder MU1009).
Sort Punto Grande /Absolonshave: Thomas Kristensen, Tønsbergvej 76 (MU91) /(Fadder MU1010).
Betingelserne er, at man får 150 kr. (125 kr. tidligere) for at vaske Berlingoen og 125 kr. (100 kr. tidligere) for Puntoen. Priserne er sat op for at påskønne arbejdet med at vaske bilerne. Vaskekort til Q8 (eller anden vaskehal) betales af foreningen, men medlemmet skal selv betale tid og km for bilen dvs. at ideen er at vask foregår i forbindelse med en tur, som man alligevel vil foretage. Udover en tur i vaskehal omfatter vask også støvsugning inde i bilen, rengøring af automåtter samt check af dæk- og olietryk. Bilerne skal vaskes ca. en gang om måneden. Øvrige medlemmer må også godt vaske bilerne på ovenstående betingelser. Delebilsrummet rengøres af Lisbet Nielsen.
Der er støvsuger i delebilsrummet, hvis man ønsker at støvsuge bilen før eller efter en tur.
Behandling af bilerne
Alle medlemmer opfordres til at passe bedre på bilerne. Der bliver lavet mange småridser på bilerne. Biler bliver jævnligt afleveret med mudderaftryk på sæderne. Det sker også jævnligt, at der er efterladt affald i bilerne. Bl.a. disse ting bevirker, at bilerne er noget slidte og miserable, når de skal sælges. Hvis bilerne ikke var ridsede uden på og slidte indeni, ville vi kunne få 5-10.000 kr. mere ved salg.
Service
Medlemmer forventes selv at bidrage til at tage bilerne til reparation i forbindelse med skader, som et medlem har været involveret i. Kontakt Ole Winther eller en fra bestyrelsen i forbindelse med skader. Ole Winther står for at tage bilerne til service og dækskifte.
Aftale med Hertz og EuropCar
Munksøgård Delebilsforening har indgået en aftale med Hertz Delebilen, som muliggør at alle medlemmer af Munksøgård Delebilsforening kan melde sig gratis ind i Hertz Delebilen, og benytte sig af deres tilbud. Alle medlemmer er orienteret herom. Er der flere interesserede kan man henvende sig til Jan Olsen. Da Hertz Delebilen ikke længere har delebiler i Roskilde er tiden vist ved at løbe fra denne aftale. Det er heller ikke vores fornemmelse af aftalen er blevet brugt meget. Vi vil rundesende en email, hvor medlemmerne kan melde tilbage om de har brugt ordningen, og hvis ikke vil vi spare de 300 kr. det koster om måneden foreningen.
Vi har der for uden en aftale med biludlejningsfirmaet EuropCar, som holder til på Københavnsvej over for MacDonalds. Medlemmerne sørger selv for bookning og betaling. Se telefonnr. og priser på vores hjemmeside under ”Erstatningsbil”.
Bookingsystem
I bookingsystemet kan man som medlem selv gå ind og redigere sine data. Klik på ”Medlemmer” på forsiden og herefter på ”Vedligehold medlemsdata”. Det er specielt vigtigt, at mobilnumre står der, så man kan kontaktes, mens hvis der er problemer omkring booking af biler, skader mv. Bestyrelsen har ikke mulighed for at afhjælpe akutte problemer, hvis det ikke er muligt at komme i kontakt med medlemmerne. Man må også gerne skrive sin e-mailadresse.
Bookingsystemet har fået ny hotel host, så forhåbentligt oplever vi færre gange at der er problemer med adgang til bookingsystemet, fordi det er nede.
Nøgleskab
Nøgleskabet driller tit, når mange store bilnøgler skal hænges op i det. Vi har undersøgt muligheden for at få et andet nøgleskab. Et større vil være rigtigt stort, så det er ikke en mulighed. Der er hængt nogle nye kroge op i nøgleskabet, som forhåbentligt gør situationen lidt bedre.
Fradrag på selvangivelsen
Alle medlemmer har fået meddelelse om, hvor mange renter de kunne trække fra på selvangivelsen for 2008. I 2008 har vi haft en renteudgift på 30.004 kr. (27.707 kr. i 2007). Fordelingen er baseret på det enkelte medlems samlede økonomiske bidrag til foreningen.
Email
Email til alle medlemmer er "delebiler@munksoegaard.dk". Jan Olsen vedligeholder denne distributionsliste, og skal have besked om ændringer.
Hjemmeside
Alle bestyrelsesreferater ligger også på hjemmesiden og vil ikke blive delt ud skriftligt. De udsendes dog via email. Paolo Poggi er hjemmesidebestyrer. Hjemmesiden er under opdatering.
Ny bankforbindelse
Roskilde Bank er gået konkurs, og vi skal derfor finde en ny bankforbindelse. Bestyrelsen har valgt Sparekassen Sjælland, som er en lokal bank med filial i Trekroner centeret. Sparekassen har stillet en række krav til vedtægtsændringer for at sikre sig mod eventuelle tab. Kravene præciserer bl.a. pantsætnings- og udlodningsforhold og forlænger frister for udmeldelse samt præciserer hæftelsesforhold. Der er tale om mindre ændringer, som bestyrelsen nemt har kunnet tilslutte sig, og som også gør vores vedtægter endnu bedre med bedre beskyttelse af foreningen men også det enkelte medlem. De foreslåede vedtægtsændringer kommer på den ordinære generalforsamling den 31. marts 2009.
CO2 strategi
Bestyrelsen har udarbejdet et udkast til en strategi for, hvordan delebilforeningen kan blive CO2 neutral. Et af elementerne heri er den elcykel, som allerede er købt, og de 2 C1’ere, som er særligt energieffektive er også en del heraf. Vi har endvidere besluttet at købe en elbil. Vi er ved at finde ud af hvilken det skal være. Endvidere skal vi have etableret et ladestik, og bookingsystemet skal tilrettes så det passer til kørsel med elbil. Når man booker en bil skal man angive, hvor lang en tur man påtænker, så man hele tiden kan se, hvor langt man kan forvente at køre på en efterfølgende tur. Dieselbiler med partikelfilter er også en mulighed for nye biler fremover. Købe af CO2-kvoter eller kompensation på anden måde er også en mulighed.
Der var følgende kommentarer til beretningen:
Der efterlyses mulighed for at kunne booke en bil via mobiltelefon. Bestyrelsen kontakter administrator af bookingsystemet for at foreslå denne mulighed.
Herefter blev beretningen godkendt.
Ad 3. Forelæggelse af årsregnskab og revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet.
Kassereren gennemgik årsregnskabet. Der var følgende kommentarer:
Forslag om at tilføje budgettet for regnskabsåret samt at balancen med primotal.
Herefter blev regnskabet godkendt.
Ad 4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget, og beslutning om eventuel ændring af vilkår og vederlag for benyttelse af foreningens køretøjer samt fastsættelse af indmeldelsesgebyr, depositum, månedligt kontingent og godtgørelse til personer, som udfører opgaver for foreningen. Priserne nævnes i referatet.
Forslag til budget for 2009 er i forbindelse med årsregnskab 2008. Budgetforslagets konsekvenser er, at alle priser i forbindelse med indmeldelse og kørsel er uændrede.
Budgetforslaget blev vedtaget.
Ad 5 Forslag fra medlemmer:
Forslag til vedtægtsændringer er udsendt pr. e-mail til alle medlemmer d. 14/3. Generalforsamlingen godkendte forslaget til vedtægtsændringer. Der var ikke 2/3 af medlemmerne til stede på generalforsamlingen. Forslaget kan således ikke endeligt vedtages, men skal også behandles på en ekstraordinær generalforsamling.
Ad 6 Valg af bestyrelse:
Jacob Harboe og Jan Olsen er på valg. De blev begge valgt for 2 år. Lisbet Nielsen genopstiller ikke, men vil gerne stå til rådighed med at lave pressemateriale.
Ad 7. Valg af intern, og eventuel ekstern revisor.
Lars Levin Jensen blev valgt til intern revisor. Vi fortsætter med ikke at have en ekstern revisor.
Ad 8 Eventuelt:
Der var intet til dette punkt.