Referat af ordinær generalforsamling i Munksøgård Delebilforening d. 22/4 2010.

1. Valg af dirigent og referent: Ole Winther Olsen og Jan Olsen.

2. Bestyrelsens beretning v/ Steen. Godkendt. Beretningen er gengivet efter punkt 8.

3. Kassereren gennemgik årsregnskabet. Herefter havde intern revisor Lars Levin en gennemgang af sine kommentarer (se efter punkt 8). Han påpegede nogle fejl. Bl.a. er der aldrig meddelt prokura til kassereren. Dette må den kommende bestyrelse få i orden.

Regnskabet godkendes med den interne revisors bemærkninger. Bestyrelsen pålægges at udsende et rettet og revideret regnskab snarest muligt.

4. Generalforsamlingen mener, at foreningen skal hvile i sig selv. D.v.s. at budgettet skal indeholde et resultat på 0 kr. Dette gøres i forbindelse med, at det rettede regnskab sendes ud. Under disse forudsætninger godkendes bestyrelsens budgetforslag.

5. Ingen forslag indkommet.

6. Valg til bestyrelsen: Ole genopstiller og genvælges. Jan Olsen træder ud af bestyrelsen. Jan Peiter opstiller som kasserer og blev valgt. Jan Olsen vil varetage kasserer opgaver indtil Jan Peiter er ført ind i opgaven.

7. Intern revisor. Lars Levin-Jensen genopstiller og blev valgt. Vi fortsætter uden ekstern revisor.

8. Der blev udtrykt begejstring for at vi har delebilsforeningen.

Underskrifter fra bestyrelsen:

Steen Solvang Jensen

Jan Olsen

Ole winther

Jacob Harboe

Beretning for 2009

Flere medlemmer
Vi var ved årsskiftet (6. februar 2010) omkring 126 aktive medlemmer (omkring 95 i 2008). Antal passive medlemmer var 11.
Udlejning
I 2009 anskaffede vi en Fiat Qubo som erstatning for en Fiat Punto samt en Citröen C1 som erstatning for en Fiat Punto. Bilparken bestod af i alt 10 biler (1 Berlingo, 3 C1’ere, 5 Puntoer og 1 Qubo). Vi har endvidere en elcykel.
I 2009 har bilerne kørt 260.567 km (ca. 25.217 km pr. bil pr. bilår) mod 239.463 km i 2008 (ca. 26.089 km pr. bil pr. bilår). Gennemsnitskørslen er derfor faldet noget fra 2008 til 2009, og den faldt også det foregående år.
Vi introducerede en elcykel i juli 2008. Den var lejet ud 74 gange i 2009 og har indkørt omkring 1.553 kr. Den skal indkøre mere for at hvile i sig selv økonomisk, og flere opfordres til at bruge den.
Tagboks til Punto Grande blev udlejet 8 gange og til gammel Punto 3 gange (3 gange i 2008).
Der blev indkøbt en GPS i foråret 2009. Den har været udlejet 60 gange og indtjent 558 kr. på omkring 3/4 år. Hvis denne udlejningsfrekvens holder er den tilbagebetalt på omkring 1½ år.
Overbooking
Der var 68 registrerede overbookinger af spøgelsesbilen i 2009 (54 i 2008). Der har således været en mindre stigning i antal overbookninger. Hvorvidt spøgelsesbilen giver et reelt billede af hvor tit der mangler en bil er svært at sige, men det er den eneste indikation vi har registreret.
Delebil stjålet
Hvid Punto blev stjålet i 2009, men dukkede heldigvis op igen, næsten uskadt.
Vask
Liste over bilvaskere. Faddere fremgår af bookingsystemet:
Fiat Qubo: Eva Diekmann, Munksøgård 59 (MU92)/(Fadder MU1000).
Citröen Charleston: Tine Buch, Munksøgård 57 (MU46) /(Fadder MU1001).
Grå Punto Grande: Lillian Otto, Munksøgård 60, (MU39) /(Fadder MU1011).
Blå Punto Grande: Ole Winther, Munksøgård 31(MU76) /(Fadder MU1003).
Rød Punto Grande: Per Roos, Munksøgård 43 (MU42) /(Fadder MU1004).
Sort Citroën C1: Annette Warming, Munksøgård 49 (MU50) /(Fadder MU1005).
Citroën Berlingo: Jacob Harboe, Munksøgård 60 (MU40) /(Fadder MU1006).
Rød Citroën C1: Anne Tholstrup, Munksøgård 48 C1 (MU31) /(Fadder MU1007).
Elcykel: Ina Johansson, Munksøgård 78, (MU82) /(Fadder MU1008).
Hvid Punto Grande /Åhusene: Jan Peiter Jørgensen, Tønsbergvej 122 (MU108) /(Fadder MU1009).
Sort Punto Grande /Absolonshave: Thomas Kristensen, Tønsbergvej 76 (MU91) /(Fadder MU1010).
Betingelserne er, at man får 150 kr. for at vaske Berlingoen og 125 kr. for C1/Punto/Qubo. Vaskekort til Q8 (eller anden vaskehal) betales af foreningen, men medlemmet skal selv betale tid og km for bilen dvs. at ideen er at vask foregår i forbindelse med en tur, som man alligevel vil foretage. Udover en tur i vaskehal omfatter vask også støvsugning inde i bilen, rengøring af automåtter samt check af dæk- og olietryk. Bilerne bør vaskes ca. en gang om måneden. Øvrige medlemmer må også godt vaske bilerne på ovenstående betingelser.
Delebilsrummet rengøres af Lisbet Nielsen. Der er støvsuger i delebilsrummet, hvis man ønsker at støvsuge bilen før eller efter en tur.
Behandling af bilerne
Alle medlemmer opfordres til at passe bedre på bilerne. Der bliver lavet mange ridser på bilerne og småskader. Bl.a. disse ting bevirker, at bilerne er noget slidte, når de skal sælges. Hvis bilerne ikke var ridsede uden på og slidte indeni, ville vi kunne få 5-10.000 kr. mere ved salg. Det sker også jævnligt, at der er efterladt affald i bilerne.
Service
Kontakt Ole Winther eller en fra bestyrelsen i forbindelse med skader. Ole Winther står for at tage bilerne til service og dækskifte. Medlemmer forventes selv at bidrage til at tage bilerne til reparation i forbindelse med skader, som et medlem har været involveret i.
Aftale med Hertz og EuropCar
Munksøgård Delebilforening har meldt sig ud af tidligere aftale med Hertz Delebilen, som muliggjorde at alle medlemmer af Munksøgård Delebilsforening kunne melde sig gratis ind i Hertz Delebilen, og benytte sig af deres tilbud. Grunden til at vi har meldt os ud var at ingen medlemmer gjorde brug af tilbudet, og Hertz har heller ikke længere delebiler i Roskilde.
Vi har en aftale med biludlejningsfirmaet EuropCar, som holder til på Københavnsvej over for MacDonalds. Medlemmerne sørger selv for bookning og betaling. Se telefonnr. og priser på vores hjemmeside under ”Erstatningsbil”.
Bookingsystem
I bookingsystemet kan man som medlem selv gå ind og redigere sine data. Klik på ”Medlemmer” på forsiden og herefter på ”Vedligehold medlemsdata”. Det er specielt vigtigt, at mobilnumre står der, så man kan kontaktes, hvis der er problemer omkring booking af biler, skader mv. Bestyrelsen har ikke mulighed for at afhjælpe akutte problemer, hvis det ikke er muligt at komme i kontakt med medlemmerne. E-mailadresse skal også være opdateret, da alle informationer til medlemmerne foregår via email.
Nøgleskab
Nøgleskabet driller tit, når mange store bilnøgler skal hænges op i det. Vi har undersøgt muligheden for at få et andet nøgleskab, og har anskaffet et nyt og større, som bliver sat op i foråret 2010.
Fradrag på selvangivelsen
Alle medlemmer har fået meddelelse om, hvor mange renter de kunne trække fra på selvangivelsen for 2009. I 2009 har vi haft en renteudgift på 30.702 kr. (30.004 kr. i 2008). Fordelingen er baseret på det enkelte medlems samlede økonomiske bidrag til foreningen.
Email
Email til alle medlemmer er "delebiler@munksoegaard.dk".
Hjemmeside
Alle bestyrelsesreferater ligger også på hjemmesiden og vil ikke blive delt ud skriftligt. De udsendes dog via email. Paolo Poggi er hjemmesidebestyrer.
Ny bankforbindelse
I forlængelse af Roskilde Banks konkurs har bestyrelsen valgt Sparekassen Sjælland, som ny bankforbindelse. Det er en lokal bank med filial i Trekroner centeret. Sparekassen har stillet en række krav til vedtægtsændringer for at sikre sig mod eventuelle tab. Kravene præciserer bl.a. pantsætnings- og udlodningsforhold og forlænger frister for udmeldelse samt præciserer hæftelsesforhold. Der er tale om mindre ændringer, som bestyrelsen nemt har kunnet tilslutte sig, og som også gør vores vedtægter endnu bedre med bedre beskyttelse af foreningen men også det enkelte medlem. De foreslåede vedtægtsændringer blev besluttet på ekstraordinære generalforsamling den 15. april 2009.
Reklame for foreningen
Foreningens deltog i Trekroner Center dag den 6/9-2009 med en delebil for at gøre reklame for delebilisme. I den forbindelse blev der udarbejdet en kort 1-sides beskrivelse af foreningen.

CO2 strategi
Som en del af foreningens overordnede strategi om at blive CO2 neutral er der i årets løb anskaffet endnu en energieffektiv Citröen C1 til erstatning for en Fiat Funto, og der er anskaffet to dieselbiler med partikelfilter som erstatning for benzinbiler. Dieselbiler er mere energieffektive end tilsvarende benzinbiler. Vi har endvidere undersøgt forskellige elbiler, og forventer at købe en Citröen C-Zero elbil, når den forventes at komme på markedet i slutningen af 2010. Endvidere skal vi have etableret et ladestik, og bookingsystemet skal tilrettes så det passer til kørsel med elbil. Når man booker en bil skal man angive, hvor lang en tur man påtænker, så man hele tiden kan se, hvor langt man kan forvente at køre på en efterfølgende tur. I efteråret 2009 blev det besluttet at købe vindmølleandele, som blev erhvervet i starten af 2010 svarende til 13% af foreningens CO2 udledning.

Revisornoter for 2009 Delebil regnskabet

Lars Levin-Jensen, 2010-04-21

Jeg har gennemgået regnskab og bilag. Regnskab blev tilsendt d. 16/4/2010 og jeg har således haft mindre end en uge til at gennemgå hele regnskabet. Dette medvirker til, at gennemgangen ikke har været så grundig, som jeg gerne ville. Det har ikke været muligt at nå at diskutere disse fejl med kassereren Jan Olsen.

Generelle kommentarer:

a) Regnskabet blev afleveret til revisor og til alle medlemmer d. 16/4/2010. Ifølge vedtægternes §21.3 skal regnskabet afsluttes senest d. 28. februar. Dette er derfor ikke opfyldt
b) I og med at jeg som revisor ikke har haft adgang til regnskabet før 16/4/2010 er det udsendte regnskab ikke revideret, som krævet af vedtægterne (§22.1).
c) Alle udbetalinger skal underskrives af to bestyrelsesmedlemmer (§20.1) , men der kan meddeles prokura til Kasserer (§20.2). Der foreligger ikke et referat fra bestyrelsesmøder eller et dokument der meddeler prokura til kassereren.
d) Der foreligger ikke en beskrivelse af regnskabspraksis eller regnskabsprocedure. En sådan er ikke et vedtægtsmæssigt krav, men det er et godt redskab for kasserer og revisor, lige som det kan afklarer mange problemstillinger i regnskabet på forhånd.

Kvaliteten af det aflagte regnskab:

• Bogføringen i regnskabssystemet har været grundig, men der er fundet enkelte bogføringsfejl.
• Regnskabsmappen med bilag har ikke været komplet. Der har manglet en del udgiftsbilag og der har ikke været kontoudtog og betalingsservice udskrifter for halvdelen af året (svarende til perioden med Roskilde Bank). Dette har medvirket til, at min revision af regnskabet ikke kan blive komplet. Jeg kan ikke afvise at der kan være forkerte udbetalinger blandt de manglende bilag.
• Alle indtægter er udokumenterede. Jeg har således ikke kunnet revidere denne side af regnskabet.

Specifikke fejl i det udsendte regnskab:

1) Periodisering af forsikringsudgifter er tilsyneladende ikke komplet. Det er i hvert fald ikke dokumenteret.
2) Elcykel er ikke nedskrevet, hverken i år eller tidligere år.
3) Kontormaterialer: Her er fejlagtigt bogført udgifter som skulle være Småanskaffelser. De reelle udgifter til dette er derfor 920 kr. Tilsvarende er udgifterne til Småanskaffelser 4.930 kr. for lille.
4) Gebyrer: Den reelle udgift til gebyrer for betalinger mm. er 9.576 kr. En netto-indtægt på stempelafgift (?) skjuler dette i det udsendte regnskab. Stempelafgift indtægten er ikke dokumenteret eller forklaret.
5) I balancen er der afskrevet 7.500 kr. for meget på C1 Sort og 7.500 kr. for lidt på Punto Grande Sort.
6) Der er lavet en fejl på momsen ved køb af C1 Charleston. Fejlen er på ca. 18.100 kr. Fejlen påvirker balancen men ikke resultatet.
7) Kontoen for Forudbetalte regninger ser ud til at være meget for stor. Det fremgår ikke af posteringer eller bilag hvordan dette er fremkommet. Det har ikke været muligt for mig at genskabe beløbet ud fra det materiale jeg har fået.
8) Balancens Gevinst ved salg er angivet med forkert fortegn. Afskrivningerne er angivet 35.400 kr. for lav. Samlet set er Afskrivninger i alt korrekt, således at den samlede balance ikke ændres.
9) Der mangler 47 udgiftsbilag.
10) Bilvask er bogført delvist under Benzin, delvist under Småanskaffelser. Det er ingen af delene, og det bør bogføres konsekvent.
11) Et enkelt bilag er fundet med forkert momsberegning. Dette vil påvirke resultatet og balancen. Fejlen i momsafregning er ca. 1.440 kr.